Il n'existe pas d'activités professionnelles qui puisse se passer d'un agenda

Et même si l'on est conservateur, il faut bien avouer qu'un agenda en ligne permet d'aller beaucoup plus loin qu'un agenda papier et qu'il devient carrément incontournable lorsqu'il s'agit de le partager entre plusieurs personnes.

Il existe beaucoup d'agendas (en ligne ou pas), dont certains comme google calendar sont gratuits. Si vous avez besoin d'un agenda simple, efficace et partageable, nous vous conseillons de tester l'agenda de google.

Cependant, en terme de besoins, on n'utilise pas un agenda juste pour noter des rendez-vous, mais bien souvent parce que l'on a besoin d'autres fonctionnalités.

Paramétrage général

Un agenda professionnel correct doit être en mesure

• d'identifier les utilisateurs et de leur attribuer des droits sur ce qu'ils ont ou pas le droit de voir ou de faire
• de définir des plages horaires de travail, avec une finesse d'affichage des périodes de temps qui soit adaptée au métier exercé (certains métiers mélange des activés ayant des temps entre 5mn et 1h, un mauvais agenda ne saura pas définir cela ou l'affichera de façon visuellement inexploitable)
• de définir des activités types (coupe de cheveux homme, brushing, ...) liés à des caractéristiques spécifiques (15mn pour une coupe homme, 25mn pour une coupe + brushing par exemple)
• d'attribuer des activités à plusieurs personnes sur le même agenda (par exemple un cabinet médical nécessite de gérer plusieurs professionnels de santé utilisant des ressources communes)

La gestion des clients

Un agenda est aussi un outil de gestion de la relation client

• création de consignes journalières (par exemple "ne pas prendre de rendez-vous pédiatriques mardi prochain pour le docteur X")
• couplage téléphonique et identification automatique des clients lorsqu'ils appellent (on affiche alors automatiquement leur fiche)
• historique du client et génération de statistiques
• prise de rendez-vous en ligne (sur internet)
• recherche dans la base de données

 Le partage et le nomadisme

• les informations de l'agenda doivent être partageables (ou pas selon les cas !) entre différents acteurs
• l'agenda doit pouvoir être consultable même en déplacement (médecin en visite par exemple)

L'agenda en ligne Tempora

Secrétaire Brest a sélectionné pour vous l'agenda en ligne Tempora qui est un agenda professionnel utilisé depuis de longues années par les sociétés d'accueil téléphonique.

Vous pouvez le découvrir à travers les copies-écran ci-contre ou notre page dédiée au didacticiel Tempora.