Choisir un agenda sur son PC ou sur internet ?

L’agenda est un des outils essentiels du secrétariat. Il existe de nombreux agendas gratuits sur PC sur internet. Ces outils bureautiques sont généralement suffisants pour une utilisation « standard ».

Pendant longtemps, l’agenda installé en local  sur une ou plusieurs machines a été la seule solution. Cependant, cette solution posait des problèmes comme l’accessibilité à distance, en particulier lors d’un rendez-vous chez un client. Le partage entre utilisateurs n’étaient pas toujours très simple. Enfin, la sécurité d’exploitation (mises-à-jour, sauvegarde, antivirus) étaient rarement optimales.

Les agendas en lignes suppriment ces problèmes d’utilisation à distance (une connexion 3 ou 4G suffit, ce qui est courant). Ils permettent le partage entre plusieurs utilisateurs.

Agenda gratuit en ligne

Il existe beaucoup d’agendas gratuits. Pour une solution gratuite en ligne, nous vous conseillons d’aller à l’essentiel avec google calendar. C’est une solution basique qui devient une brique essentielle lorsque l’on n’a pas besoin de gérer des plannings complexes :

• début et fin d’une plage à l’heure souhaitée
• un unique libellé définissant l’activité
• des possibilités d’usage de la couleur
• import de calendriers pré-établis (congés scolaires par exemple)
• partage d’agendas et vues fusionnées

De plus, google calendar est souvent utilisé pour synchroniser des sources différentes.

Des agendas complets pour des usages professionnels

Cependant, pour des besoins métiers plus poussés (comme par exemple les agendas médicaux), il est raisonnable de recourir à des solutions payantes qui pour une somme raisonnable vous apporteront un service correspondant exactement à vos contraintes (voir l’offre de notre partenaire Tempora).

Un bon agenda professionnel devra (en plus de ce qui a été listé ci-dessus)

• de gérer le planning plusieurs personnes
• pouvoir pré-définir des activités types, avec une durée standard
• de gérer des ressources
• d’être capable de gérer correctement des intervalles de durée très faibles (5mn) et d’afficher un résultat exploitable (impossible avec google calendar par exemple)
• de faciliter les prises de rendez-vous multiples (x rendez-vous de suite)
• d’être couplé avec une gestion de la relation client (GRC / CRM) de façon à ne pas avoir à ressaisir toutes les informations à chaque fois et d’établir des statistiques
• d’être couplé à la téléphonie (chaque appel et reconnu et la fiche client est prête à être exploitée)
• de disposer de fonctions de recherche d’historique
• être utilisable sur tout type d’écran (application mobile ou interface « responsive »)
• …

Agendas à télécharger et à installer sur un serveur

Si cependant vous être réfractaires aux solutions en ligne ou si votre connexion est très dégradées (ou absente) vous pouvez consulter une sélection d’agendas que l’on peut gérer soi-même (fournie par le site gratuiciel.com) :