La loi contraint les entreprises à afficher des documents obligatoires au sein de l'entreprise
Pour une jeune ou une toute petite entreprise, il n'est pas toujours simple de savoir ce qu'il faut ou non produire comme document administratif obligatoires.
Avec l'aide de son partenaire Prévanticip, Secretaire Brest vous propose gratuitement la synthèse suivante des documents administratifs obligatoires à produire.
Documents obligatoires
| Documents Obligatoires dans l'entreprise |
Rédacteur | Description | Remarque pour l'employeur |
| Panneau d'affichage obligatoire |
Employeur | La liste des informations à afficher dépend de la taille des entreprises. Cette liste est détaillée par le code du travail. |
450 à 1500 € d'amende si pas affiché Affichage bruit obligatoire |
| Bilan des installations électriques | Organisme agréé | Atteste de la conformité des installations électriques. |
Ce contrôle de conformité doit être réalisé tous les ans par un organisme agréé. En cas d'accident, l'absence de contrôle est préjudiciable pour l'entreprise. Votre contrat d'assurance peut aussi être impacté. |
| Fiche de contrôle des installations de lutte contre l'incendie |
Organisme agréé | Atteste de la conformité des installations de lutte contre l'incendie |
Ce contrôle de conformité doit être réalisé par un organisme agréé. En cas d'accident, l'absence de contrôle est préjudiciable pour l'entreprise. Votre contrat d'assurance peut aussi être impacté. |
| Fiche de Données Sécurité (FDS) | Fournisseur | Décrit les risques liés à l'utilisation des produits. |
Il ne faut pas hésiter à solliciter ses fournisseur qui doivent émettre ces fiches lors de l’achat de produits. En théorie, un exemplaire est remis au médecin du travail. Ces fiches permettent de compléter les notices de poste, elles évoluent avec la législation. |
| Certificat de conformité des machines et notice d’utilisation |
Fournisseur | Permet de s'assurer de la conformité des machines et connaître les précautions d'usage nécessaires. |
Ce certificat de conformité est remis part le fabricant de la machine. |
| Document Unique | Employeur ou IPRP | A l'usage de tous, identifie les dangers et analyse les risques auxquels peuvent être soumis les collaborateurs. |
Le document unique doit être mis à jour tous les ans ou lorsqu'un évènement majeur intervient dans l'entreprise. Les actions de prévention décrites doivent être adaptées aux situations et réalisées suivant le plan d'action décidé. 1500€ d'amende à la première infraction |
| Notice de poste | Employeur | Notice spécifique à un poste de travail informant des instructions ou consignes particulières liées à un équipement. |
Ces notices permettent de formaliser les consignes spécifiques liées à un équipement. Elles doivent être disponibles à proximité du poste de travail. Une copie signée dans le registre de sécurité permettra d'attester que l'employeur a réalisé sa mission de prévention. |
| Liste des postes présentant un risque particulier |
Employeur | Liste établie pour les salariés temporaires établie après avis du médecin ou, à défaut, des délégués du personnel. |
Vérifier la cohérence entre ces postes et les fiches individuelles d'exposition. |
| Fiche entreprise | Médecin du travail | Recense les risques professionnels et les effectifs de salariés qui y sont exposés. |
Cette fiche est rédigée par le médecin du travail, elle sert de base à la prévention des risques dans l'entreprise. |
| Registre unique de sécurité | Employeur | Recense les attestations, consignes, rapport relatives aux contrôles (périodiques ou non) relatifs aux équipements de travail |
La signature de ce registre par les salariés permet à l'employeur de formaliser les échanges avec les salariés. |
| Registre des accidents de travail | Employeur | Liste et détail l'ensemble des accidents de travail de l'entreprise. |
Le recensement des accidents (ou des maladies professionnelles) permet d'avoir des éléments concrets et factuels afin de définir les dangers (gravité et fréquence) et permettre au chef d'entreprise de hierarchiser ses actions. |
| Surveillance médicale particulière | Médecin du travail | réalisée auprès des salariés affectés à certains travaux ou risques spéciaux déterminés par arrté. |
Cette surveillance est initiée par le médecin du travail. |
| Déclaration à la CPAM | Employeur | Déclaration réalisée si des procédés de travail sont susceptibles de provoquer des maladies professionnelles. |
Ces situations doivent être discutées avec le médecin du travail. |
Affichage obligatoire
| Type d'information |
Contenu | Références du code du travail |
| Inspection du travail | Adresse, nom et téléphone de l'inspecteur du travail compétent |
D4711-1 |
| Médecine du travail |
Adresse et numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d'urgence |
D4711-1 |
| Consignes de sécurité et d'incendie |
Consignes incendie selon la norme NF EN ISO 7010 ** |
R4227-34 à R4227-38 |
| Noms des responsables du matériel de secours et des personnes chargées d'organiser l'évacuation en cas d'incendie. |
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| Convention ou accord collectif du travail |
Référence de la convention collective dont relève l'établissement et des accords applicables (précisions sur les modalités de leur consultation sur le lieu de travail) |
L2262-5, R2262-1 à R2262-3 |
| Égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes |
Articles L3221-1 à L3221-7 du code du travail |
R3221-2 |
| Horaires collectifs de travail |
Horaire de travail (début et fin) et durée du repos |
L3171-1 , D3171-2 à D3171-3 |
| Repos hebdomadaire | Jours et heures de repos collectifs (si le repos n'est pas donné le dimanche ) |
R3172-1 à R3172-9 |
| Congés payés | Période de prise des congés (2 mois avant le début des congés) |
D3141-6 |
| Harcèlement moral * | Texte de l'article 222-33-2 du code pénal |
L1152-4 |
| Harcèlement sexuel * |
Texte de l'article 222-33 du code pénal (et devant les locaux, ou à la porte, où se fait l'embauche) |
L1153-5 |
| Lutte contre la discrimination à l'embauche * |
Texte des articles 225-1 à 225-4 du code pénal (et devant les locaux, ou à la porte, où se fait l'embauche) |
L1142-6 |
| Interdiction de fumer | Interdiction de fumer dans les locaux de l'entreprise |
R3511-6 du code de la santé publique |
| Document unique d'évaluation des risques professionnels |
Modalités d'accès et de consultation de l'inventaire des risques, qui contient les résultats de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs (avec une mise à jour annuelle obligatoire du document unique) |
R4121-1 à R4121-4 |
| Panneaux syndicaux (selon modalités fixées par accord avec l'employeur) |
Panneaux pour l'affichage des communications syndicales : |
L2142-3 et suivants |
| pour chaque section syndicale de l'entreprise, |
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| pour les délégués du personnel (dans les entreprises à partir de 11 salariés), |
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| pour le comité d'entreprise (dans les entreprises à partir de 50 salariés). |
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| A partir de 11 salariés |
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| Élections des représentants du personnel (tous les 4 ans) * |
Procédure d'organisation de l'élection des délégués du personnel (ou du comité d'entreprise à partir de 50 salariés) |
L2311-1 à L2324-4 |
| À partir de 20 salariés |
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| Règlement intérieur |
Règles en matière d'hygiène, de sécurité, de sanctions, etc. |
L1321-1 à L1321-4 et R1321-1 |
| À partir de 50 salariés |
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| Accord de participation |
Information sur l'existence d'un accord et de son contenu |
D3323-12 |
| Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) |
Noms des membres du CHSCT et l'emplacement de leur poste de travail |
L4742-1 et R4613-8 |
